De fleste virksomheder glemmer at forholde sig til deres leasingaftaler i tide! Før aftale udløb!

Kend faldgruberne ved leasing af IT-udstyr og kopimaskiner

Leasing er den populæreste metode til finansiering af kontorudstyr. Det gælder både kopimaskiner som her, men også kaffemaskiner mm. Aftalerne er stort set bygget op identisk uanset produkt.

Blot er der et par områder du særligt skal være opmærksom på. Vi har samlet det her. I korte træk er det forskellen på ren leasing og driftsaftaler. Begrebet scrap værdi. Hvordan er serviceaftaler skruet sammen.

Som udgangspunkt er der tre former for leasing, driftsaftaler og leje af kopimaskiner.

1. Ren leasing – Finansiel leasing.
   Anskaffelsesprisen på det leasede udstyr er delt op i f.eks. 60 lige store ydelser (Hvis det er en 60 måneders aftale). Disse ydelser betales så typisk kvartalsvis med et beløb på 3 x månedsydelsen. Læg dertil en evt. serviceaftale
2. Driftsaftale – operationel leasing.
   Her er Leasingydelsen kombineret med serviceaftalen. Det vil sige at du betaler leasingydelsen som beskrevet i punkt 1. Dertil serviceaftalen der beskrives længere nede. Fordelen ved en driftsaftale er at der kommer én faktura i kvartalet. Der vil stadig forekomme fakturering af overskydende tryk, hvis der udskrives mere end det der er inkluderet i aftalen.
3. Lejeaftaler, altså ren leje.
   Her er du ikke bundet af en løbetid, men betaler et beløb hver måned. Beløbet inkluderer vores hardwareinvestering samt en serviceaftale. Aftalen kan opsiges til udløb af næst kommende måned. D.v.s. der er stor fleksibilitet. Lejeaftaler på kopimaskiner laves typisk kun på refurbished – altså brugte renoverede kopimaskiner. Et eksempel på lejeudstyr

Opsigelse af leasingaftaler – Driftsaftaler – All-In aftaler 

Aftalerne kan hedde forskelligt, men generelt er det en leasingaftale, hvor der kan være inkluderet et service-element. Vi oplever  at kunder der ønsker at flytte til Basic Printers, ikke får opsagt deres aftaler hos tidligere leverandør i tide. Det resulterer i en aftaleforlængelse på leasing- driftsaftalen, hvor aftalen kan forlænges med 12 måneder. De fleste aftaler skal opsiges minimum tre måneder – et kvartal før aftalen ophører.

Scrap værdi

Altså skrot værdi. Er der en scrap værdi i din leasingaftale, skal du lægge den til din leasingydelse den dag leasing- eller driftsaftalen slutter. Er der en scrap værdi, så skal den løbende ydelse være tilsvarende lavere i hele aftalens løbetid, da du ellers blot har betalt en overpris for udstyret. Hos Basic Printers opererer vi IKKE med scrap værdi. Da det låser dig som kunde ved udløb af aftalen.

Alternativer til leasing?

Nystartede virksomheder/organisationer. Virksomheder/organisationer der tænker i ESG. Virksomheder/organisationer der blot gerne vil have fleksibilitet? Her er ren leje en mulighed. Udstyret er refurbished. D.v.s. at du er med til at undgå funktionsdygtigt udstyr blot skrottes. Men får flere år i din virksomhed. Samtidig leverer du på S’et i form af Sustainability altså bæredytighed. G’et – Governance kommer i spil ved at du ikke binder virksomheden til en leasigaftale.

• Ingen stor startinvestering: Du undgår at binde kapital i udstyret fra dag ét og frigør likviditet til andre vigtige investeringer i virksomheden.

• Forudsigelige omkostninger: En fast månedlig ydelse – ofte inkl. service og forbrug – giver fuld budgetkontrol og ingen ubehagelige overraskelser.

• Skattefordel: Leasingydelsen kan typisk fratrækkes som en driftsomkostning, hvilket ofte er mere fordelagtigt end at afskrive udstyret i regnskabet.

• Opdateret teknologi: Når aftalen udløber, kan du nemt skifte til nyt og mere tidssvarende udstyr uden at hænge på forældet teknologi.

Basic Printers har set alt i branchen. Ønsker du uvildig rådgivning – køberrådgivning inden anskaffelse af ny kopimaskine. Så er du velkommen til at kontakte os. Brug formularen herunder:

Jurist illustration af Scott Graham on Unsplash